各分院：
按照《高等學校檔案管理辦法》及《嘉興職業技術學院檔案管理辦法》的要求，各分院應于2010年寒假前將2009學年度所形成的教學檔案整理歸檔。請各分院依據學院文件材料歸檔范圍、教學檔案管理歸檔范圍進行檔案的收集、整理工作，需移交學院檔案室教學檔案預歸檔（收集、整理、分類、編號、目錄錄入）后，填寫移交目錄清單，清單一式兩份，辦理移交手續；留分院資料室的教學檔案，檔案留存本分院，將檔案目錄錄入學院檔案管理系統，由檔案室備案。在歸檔過程中如有疑問，請及時與學院檔案室聯系，我們將隨時提供幫助，解決歸檔過程中的各種問題，以保證整理歸檔的檔案材料規范完整。教學檔案是教學管理重要組成部分，同時教學檔案整理將作為各部門2010年度檔案管理工作考核重要依據。
聯系人及電話：
劉金鳳：（辦公內線）8121 （手機短號）654611
徐 宏：（辦公內線）8185 （手機短號）667556
現對立卷歸檔的具體要求提示如下：
一、對文件材料分類的要求：文件材料要科學分類、排列有序。我們一般采用：年度分類法+問題。首先將2009學年度檔案集中，然后再根據問題特征進行分類，不能把不同性質問題的文件混在同一類內，同一卷內的文件可按照時間順序、文件的連續性或重要程度排序。
二、對文件編號及案卷厚度要求：卷內文件要在文件的右上角逐頁用打號機打號，正反面有字的都應編號，編號為流水號而不是以件為單位的編號；卷內文件不宜過厚，一般不應超過200頁，同一性質問題的文件材料如果過多，可考慮分為幾個分卷，但每個分卷的編號都是獨立的而不是連續的。
三、卷內目錄的填寫：要將卷內目錄上的各項逐一填寫清楚，卷內目錄上的題名項（也就是文件標題）原則上要照錄而不能隨意省略。
四、卷末備考表要填寫清楚：（留存分院檔案）卷末備考表的目的是將卷內存在的問題標注清楚，如果案卷材料沒有問題，立卷人和檢查人簽字即可。立卷人是指負責立卷歸檔的具體工作人員，檢查人一項應該是各單位負責檔案工作的領導，讓領導簽字的目的是要求領導檢查卷內文件的歸檔情況是否完整，如發現有遺漏及時補充，簽字的目的是要了解歸檔情況，并對歸檔材料負責。
五、案卷標題的擬寫要求：規范完整、簡明扼要。案卷標題的標準格式“作者+問題+文種”，如“教育部關于教學評估問題的文件”。案卷標題不能過于冗長也不能過于籠統，既要避免造成卷內文件內容的堆砌，又要避免過于簡單籠統無實質內容，標題字數一般不應超過50個字。
六、案卷裝訂方面的要求（留存分院檔案）：案卷組好后，在裝訂之前一定要去掉文件上的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等），案卷的裝訂采用“三孔一線”的方法裝訂，線繩可到檔案室領取，沒有裝訂機的可到檔案室裝訂。
七、案卷封面的填寫（留存分院檔案）：案卷封面的填寫一般都采用套打或打印后剪貼的方法，標題字號一般用楷體小初或36號字；如果用手寫，最好是墨筆或者是筆頭較粗一些的黑色簽字筆，字跡要工整、美觀、大方，不得隨意添加、涂改。
八、案卷的移交：各分院在移交檔案時，一定要制作移交目錄并標注移交日期，一式兩份交到檔案室，雙方簽字留底備查。
